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Knowledge Management

Gestione della Conoscenza

Strategia

La gestione della conoscenza è strategica.

Le fonti del sapere sono le leggi della scienza, una scienza consapevole anche dei propri limiti, e per questo tesa al miglioramento continuo.

Un’intelligenza “aumentata” é in grado di amalgamare i saperi con co-scienza, consapevolezza del contesto e un più ampio senso etico del proprio agire.

Ampliare i propri confini in uno spazio condiviso, con saperi in magmatico divenire, genera un’intelligenza “aumentata”, ormai indispensabile per affrontare il groviglio delle sfide da risolvere, in tempi che richiedono una capacità di accelerazione improvvisa e coordinata delle diverse attività.

Tutto questo per lo sviluppo di un mondo migliore, sostenibile, impegnato, equo e responsabile.

L’intelligenza è il prodotto della mente umana, espressione delle facoltà del pensiero, ma l’essere umano è anche capace di fingere, inventare, con la mente e l’intelligenza artificiale. Ci sono casi in cui la mente mente. L’intelligenza, da sola, potrebbe pertanto non essere funzionale al benessere collettivo. E’ per questo che la gestione della conoscenza, il knowledge management, deve essere ricondotto in un più ampio orizzonte dove oltre al corpo (a cui il cervello appartiene), occorre dare spazio a cuore e spirito.

Knowledge Management
La conoscenza isolata ottenuta da un gruppo di specialisti in un campo ristretto non ha di per sé nessun valore di nessun genere. Essa ha un valore soltanto nell’ambito del sistema teorico che la riunisce a tutto il resto della conoscenza, e soltanto nella misura in cui contribuisce effettivamente, in questa sintesi, a rispondere alla domanda: “Chi siamo?”
Non solo l’oggetto deve essere adeguato alla scienza, anche la scienza deve essere adeguata al suo oggetto.

Conoscere per Decidere

Conoscere significa avere la possibilità di prendere decisioni maggiormente consapevoli, avviare percorsi, azioni e comportamenti più efficaci per il raggiungimento di obiettivi, risultati, progetti, siano essi personali o di più ampio respiro.

Per conoscere occorre investire tempo nella formazione, apprendere dai saperi depositati nel tempo.

Il tasso di sviluppo della conoscenza è sempre più basilare per fornire risposte urgenti, trovare soluzioni adatte al contesto. Oggi tutto è diventato veloce, potenzialmente accessibile e occorre essere in grado di cogliere le nuove opportunità.

Se appaiono all’orizzonte nuovi modi di fare, vedere, relazionarsi, gestire, usare strumenti, significa che le persone devono poter dedicare parte del loro tempo alla formazione continua, imparare nuove modalità, arricchire costantemente il proprio patrimonio.

Decisioni
Consapevoli
Percorsi, azioni e
comportamenti più efficaci
Formazione
Continua
Imparare, arricchire
il proprio patrimonio.
La Ricetta
del dialogo
continuo
Fattore critico
di successo
Organizzare
i Saperi
Depositare, modificare,
migliorare i saperi

In ambito organizzativo le persone fanno parte di gruppi, unità ed è compito del disegno organizzativo riuscire a coniugare i diversi interessi.

A livello personale, quali sono i miei obiettivi di apprendimento?
Potrei decidere di essere iper specializzato su un determinato argomento, oppure assumere un ruolo di estremo generalista: so di tutto un pò, a livello superficiale, mi muovo più sul piano delle relazioni anziché quello delle competenze, ma quando devo prendere decisioni lo faccio consapevolmente o mi affido alle analisi di qualcun altro?
Come generalista riesco ad essere autorevole? Mi concentro nello sviluppare altri livelli di abilità, le soft skills?

Pensare alla conoscenza in modo strategico significa riuscire a calibrare i diversi aspetti, a trovare la “ricetta” che possa dare evidenza che un dialogo continuo e meno mutilante con il reale può rappresentare un fattore critico di successo.

L’egoismo é inversamente proporzionale alla conoscenza.
Conosco se apro la mia mente a mondi nuovi.

Quando il potere delle competenze di una persona, con la sua autonomia, si amalgama e rafforza all’interno di una squadra e il tutto viene orchestrato in un più ampio ambito organizzativo, il risultato è superiore alla somma delle parti.

Occorre dunque creare un humus favorevole all’apprendimento, creare o acquisire contenuti formativi di qualità che possano dare risposte non solo nel medio/ lungo periodo, ma anche nel breve.

Bisogna creare le occasioni per organizzare, depositare, modificare, migliorare i saperi rendendoli facilmente fruibili con le modalità più consone al contesto, generando un beneficio sull’operatività quotidiana.

Le Regole del “Gioco”

Adottare una nuova modalità, un cambiamento, rappresenta sempre una sfida ben conosciuta in ambito organizzativo.

La consapevolezza dei benefici che possono derivare dall’appartenere ad un gruppo di conoscenza è la pèremessa per decidere se partecipare. Più semplice e immediato da praticare se sei un esperto, o un libero professionista. In ambito organizzativo una cultura tesa all’apprendimento continuo, all’innovazione e al confronto consente più facilmente l’avvio un progetto con il coinvolgimento dei pricipali attori (e autori) chiave.

Ho fatto la scelta giusta?

E’ la domanda chiave che ci facciamo prima di prendere una decisione, e dopo, specie se le azioni promosse non hanno dato i riscontri desiderati.

Perché

Quanto vale sapere se sto facendo la cosa giusta?

Apprendere consente di:

  • riconoscere un problema
  • porre le giuste domande
  • agire lungo un percorso coerente
  • trovare la soluzione
  • raccontare storie
  • costruire strumenti

Perché il sapere rappresenta una fonte di ricchezza immensa.

Le conoscenze esistono, sono diffuse, ma spesso frammentate ed isolate.
Occorre abbatte i confini, entrare nelle stanze, aprire le porte a tutti coloro che producono e consumano saperi.

Esperti, manager/ imprenditori, professionisti, ovunque esista un sapere e un dispositivo connesso alla rete, si confrontano su canali tematici.

Un contesto orchestrato di saperi facilita la percezione di un’immagine chiara e compresibile, aggiornata in base agli sviluppi e alle innovazioni.

PER IL PRONTI CAMBIAMENTO BISOGNI ai tuoi VICINI Responsabili

Liberare la Conoscenza

Nuove idee, nuovi modi di fare le cose, di pensare possono nascere solo se ci convinciamo che ognuno di noi è attore del proprio cambiamento come fonte e ispirazione per fare le cose meglio con meno risorse, per essere migliori.
Un percorso che non può essere fatto da soli, deve essere condiviso, anche per vincere le inevitabili paure.

Un tempo nacque la parola.
Poi la scrittura ha tramandato le memorie, e sono nati i libri.
Oggi le parole sono anche digitali e possono essere condivise con tutti, facilmente.
Troppo facilmente. Siamo sopraffatti da tonnellate di parole, video e suoni, spesso con un bilancio negativo tra il tempo che spendiamo e l’arricchimento che dovrebbe derivarne.

Per riconoscere Fiumi di parole non sono sempre la cosa migliore. il valore di una conoscenza, non serve inciderla sul marmo, attraverso la reputazione di chi la scrive. occorre poterla valutare Occorre saldare il senso etico del nostro essere agire ed con sostenibilità, condivisione e riconoscimento del merito se le opportunità se le soluzioni
Un mondo in continua e caotica innovazione è prigioniero di sè stesso... diventano emergenze, diventano problemi

E’ urgente recuperare il tempo della riflessione e adottare una visione più ampia che consenta di valutare le scelte opportune di cambiamento.

Dove

UN PORTALE MULTI LINGUA

WeYourConsult offre la soluzione attraverso la fornitura di un portale, un gruppo di membri che hanno deciso di dedicare risorse per migliorarsi e offrire servizi ad alto valore aggiunto.

Lo fa anche con la community WeYourConsult. Per partecipare occorre aderire al Manifesto che contiene i principi e la visione che ispira il modello.

Come

Puoi accedere alle conoscenze diventando membro e accedendo ai servizi offerti dai membri attraverso il portale delle soluzioni.

Se sei membro devi essere disponibile ad inserire nel portale alcuni articoli che puoi decidere di rendere pubblici o accessibili ad uno o più livelli di membership.

Le modalità di adesione, le regole, il supporto e gli strumenti offerti consentono di essere inseriti in un contesto stimolante, dinamico e con modalità che consentono di valorizzare la professionalità e la reputazione.

Dimensioni

Le dimensioni della conoscenza sono sintetizzabili in questi elementi:
– Autori
– Contenuti
– Contesto

LE DIMENSIONI CONOSCENZA DELLA AUTORI CONTENUTI CONTESTO

Autori

Sono i lavoratori della conoscenza che appartengono alle membership di WeYourConsult e dedicano risorse all’interno di un modello di sviluppo virtuoso.

Gli attori, la fonte delle conversazioni, del confronto per la propria crescita e ispirazione per il cambiamento.

Devono aver compiuto almeno 18 anni, essere diplomati o laureati, in grado di dimostrare capacità di scrittura e di comunicare contenuti di qualità.

Attualmente vengono accolti coloro che operano, a vario titolo, nell’ambito dell’Economia Aziendale.

Possono appartenere a diversi contesti: esperti di un’Azienda/ Organizzazione, manager/ imprenditori, professionisti.

Contenuti

Uno dei principi guida per la creazione e la valutazione dei contenuti è che siano semplici, sintetici ed esaustivi.
Occorre inoltre adoperarsi per apporre revisioni in modo dinamico.

I contenuti devono essere originali, rispettando i vincoli di copyright.

WeYourConsult si adopera costantemente per fornire supporto agli Autori.

ARTICOLI

Chi è membro si impegna a curare contenuti sotto forma di articoli attraverso modalità che agevolano il percorso di apprendimento del lettore, utilizzando le modalità, i consigli e gli strumenti che facilitano la redazione.

La pubblicazione dei contenuti è valutata da WeYourConsult al fine di poter garantire la qualità degli stessi.

Ogni articolo può essere valutato e commentato dai membri al fine di arricchire nuove versioni dei contenuti grazie a spunti o riflessioni che possono emergere dal confronto.

Inoltre è data facoltà all’Autore di tenere memoria e rendicontare le variazioni intervenute nelle diverse versioni.

Le valutazioni espresse e altri indicatori sono sintetizzati in un RATING elaborato attraverso un algoritmo proprietario in una scala da 1 a 5.

SEO

Gli articoli pubblici possono essere oggetto di ottimizzazione per i motori di ricerca del web (SEO). L’indicatore di SEO viene utilizzato anche all’interno dell’algoritmo di rating.

FORMAZIONE

Non esiste conoscenza senza un maestro.

WeYourConsult offre la possibilità di accedere ad una piattaforma di E-LEARNING che consente ai formatori di erogare corsi sia in modalità gratuita, sia a pagamento.

QUESTIONARI

Gli autori possono predisporre questionari, quiz, moduli di raccolta dati ed informazioni per propri studi e progetti.

FORUM

Sono presenti diversi FORUM per ambito di interesse, tematica al fine di agevolare il flusso comunicativo e i chiarimenti tra i membri.

Contesto

La conoscenza deve essere contestualizzata, validata in un determinato contesto.

L’insieme degli elementi che definiscono un contesto rappresentano le chiavi di lettura e consentono di applicare un filtro utile per selezionare gli interessi attraverso una gerarchia di tassonomie che aiutanto la ricerca del sapere cogliendo le possibili differenziazioni in diversi contesti.

Esempi di filtri in ambito economico aziendale sono la funzione di appartenenza, il settore, la dimensione aziendale, la forma societaria, l’ambito territoriale.

PERCORSI DI LETTURA

La differenziazione dei saperi per tipologia all’interno di in determinato contesto, consente ad esempio di presentare una determinata tematica a partire da un problema sentito o da una domanda.

Da questi elementi possono essere forniti spunti sintetici sul “come fare per” per poi accedere a contenuti specifici di dettaglio, eventuali approfondimenti, strumenti e soluzioni.

SICUREZZA

WeYourConsult si adopera al fine di rendere sicuro il portale attraverso metodi di criptazione e accesso degli Autori con sistemi di autenticazione a doppio fattore.

ACCESSIBILITA’

I contenuti possono essere resi accessibili solo ai membri di una o più membership, non solo per la tutela nella diffusione di determinati saperi, ma anche per aumentare l’efficacia e la focalizzazione della gestione in relazione alla principale risorsa scarsa: il tempo.

ECONOMIA AZIENDALE

Visita la base di conoscenza dedicata all’Economia Aziendale.
E’ presente un’area pubblica liberamente accessibile e aree dedicate ai membri.

La Sicurezza dei Dati

Sebbene, come nei Termini e Condizioni e nell’Accordo di Membership, WeYourConsult non possa dare garanzia in merito alla sicurezza dei dati, il portale è dotato di sistemi e soluzioni quali:

dati crittografati (HTTPS) attraverso certificati SSL automatici con supporto wildcard che coprono tutti i sottodomini;
controlli di sicurezza dell’accesso, tra cui protezione dalla forza bruta (brute force protection), protezione XMLRPC, reCAPTCHA per bloccare gli attacchi automatizzati e controllo dell’accesso IP;
autenticazione di login a doppio fattore (2FA) basata su authenticator per una maggiore sicurezza;
protezione dei dati con connessioni SFTP e SSH (no FTP);
malware scan e aggiornamenti delle regole del firewall che proteggono dalle vulnerabilità nel core, nei plugin e nei temi, implementate in tempo reale;
adozione di un portafoglio di sicurezza delle applicazioni che mantiene le applicazioni e le API sicure e produttive, contrasta gli attacchi DDoS, tiene a bada i bot, rileva anomalie e payload dannosi;
soluzioni di sicurezza di rete integrate per la protezione DDoS, WAN-as-a-service e Firewall-as-a-service;
conformità con il GDPR;
aree protette ed accessibli unicamente dai membri.

Partecipa

Se siete interessati ad approfondire vi invitiamo a registrarvi gratuitamente per avere maggioni informazioni.

Dati, Informazioni e Conoscenza

Alcune distinzioni

Cosa si intende per conoscenza e quali sono le differenze tra dati ed informazioni?

I dati non sono informazione, l’informazione non è conoscenza.

Dati: ore 11.00 –> 37,5°C ore 9.00 –> 38,5°C
Informazione: la temperatura è in calo
Conoscenza: l’infezione si sta risolvendo

Le conoscenze sono un insieme di dati, informazioni (a cui è stato attribuito un significato) presentate in modo da essere utili ai responsabili per prendere decisioni.

Potremmo pensare ad una sorta di dipendenza gerarchica: una buona conoscenza dipende dal tessuto di significati scambiati nelle relazioni, che dipendono da evidenze e letture dei dati reali.

In sintesi la conoscenza è l’azione dettata dalla convinzione.

Non confondiamo la conoscenza con…

Non è quella scritta in un libro o appresa a seguito di un processo formativo.
E’ qualcosa di più, attiene al fare e all’agire convinto, che nasce dal confronto e da una visione d’insieme.

Nasce dal sapere i cui ingredienti sono dati, ricerca e informazioni, e dal fare che si esprime attraverso capacità, esperienze e competenze.

Attraverso educazione e formazione posso comprendere.
Il dialogo costante tra il soggetto e l’oggetto della conoscenza mi dona l’occasione di pensare.

Non conosco una sedia finché non mi ci siedo.

La conoscenza è dunque qualcosa di complesso, dinamico, costantemente sollecitata da elementi perturbatori e questo ci consente di dire che:

  • fare formazione non significa generare automaticamente conoscenza;
  • la conoscenza si basa sul sapere;
  • Il sapere dipende dal significato;
  • i significati derivano dalle informazioni;
  • le informazioni dipendono dai dati.

Dai dati alla conoscenza, e ritorno

E’ dunque importante distinguere tra conoscenza, informazioni e dati.

La generazione e lo sviluppo della conoscenza in ogni realtà, dipende – in principio – dai dati.

Quanta importanza diamo alla misurazione, alla raccolta dei dati, dei fatti e degli elementi oggettivamente osservabili?

Quali sono i “sensori” presenti nella nostra organizzazione?

Un esempio classico dei dati aziendali sono quelli che provengono dalla contabilità e dei sistemi di controllo di gestione che sintetizzano le informazioni, gettando le premesse per prendere decisioni migliori.

Non esiste conoscenza senza dati.

FAQs KMS

Il Sistema

L’Organizzazione

La piattaforma

Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza

Gestione delle Conoscenze Aziendali
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Approfondimenti

Scopri la soluzione

Come introdurre, implementare e manutenere il sistema per la gestione delle conoscenze nella tua organizzazione

La tua Base di Conoscenza

Gli ingredienti fondamentali

Per poter gestire le conoscenze è indispensabile disporre di un contesto organizzativo e di una base di conoscenza (KB) centralizzata che facilita la collaborazione, aiuta la condivisione tra dipendenti, clienti e partner, consentendo di trovare velocemente risposte utili.

E’ uno strumento prezioso per migliorare soddisfazione, produttività ed efficacia del processo decisionale.

Knowledge Base

Aspetti organizzativi, responsabilità e conoscenze sono elementi correlati da considerare in modo sinergico e dinamico in base al tasso di obsolescenza delle conoscenze.

In questo contesto diventa centrale il ruolo di una base di conoscenza che deve avere l’obiettivo di mantenere alto il livello qualitativo, più che quello quantitativo. Un database consente di gestire i contributi forniti dagli utenti, di elaborare le interrogazioni in modo efficiente, di rendere l’ambiente scalabile supportando più meccanismi di sicurezza e di ripristino in caso di arresto anomalo.

Una base di conoscenza dinamica è espressione della vitalità di una comunità di pratiche.

La ricetta è il dialogo tra questi “ingredienti” per lo sviluppo di KB per svolgere meglio i propri compiti, ridurre gli errori, sviluppare idee e la capacità di innovare.

Quali sono i benefici?

Preservare le conoscenze

Oltre ad una KB occorre creare le opportune strategie di gestione della conoscenza. Ad esempio, definendo le modalità per “catturare” le esperienze e le conoscenze acquisite negli anni dai dipendenti più esperti, che rischiano di essere perse dall’azienda/ organizzazione a seguito pensionamento o dimissioni.

Coerenza

Nelle aziende/ organizzazioni possono essere presenti diversi dipartimenti, team interni ad essi. Con il tempo le persone possono involontariamente dimenticare, abbandonare o alterare i protocolli o le best practices definite dall’organizzazione, specie se soggette a periodiche revisioni e cambiamenti dettati dal mutare del contesto.

Se non è presente una base di conoscenza deputata al mantenimento organico, sintetico ed aggiornato delle informazioni, ci può essere un alto rischio di perdita di coerenza all’interno dell’azienda/ organizzazione.

Soddisfazione della clientela

Una base di conoscenza esterna incrementa la soddisfazione della clientela, ad esempio offrendo un supporto 24/7 con risposte alle domande comuni, riducendo al contempo chiamate, tempi di attesa e frustrazione. E’ uno strumento per aumentare la fidelizzazione dei clienti.

Processo formativo dei dipendenti

Le aziende/ organizzazioni devono formare i nuovi assunti e offrire formazione continua a tutti gli altri dipendenti, il che richiede tempo e impegno. Una base di conoscenza può migliorare l’efficienza della formazione perché consente ai lavoratori di attingere in tempi diversi ai materiali formativi, ricercando risposte ad una tematica specifica (anche sotto forma di micro apprendimento).

Le sessioni di corsi formativi in presenza alimentano le conoscenze dei dipendenti. Tuttavia, i lavoratori a distanza di tempo potrebbero dimenticare dettagli importanti di queste sessioni. Oltre alla formazione in presenza, le organizzazioni possono creare documenti formativi, come schede illustrative, guide dettagliate e archiviarle in una base di conoscenza interrogabile ogni volta che ne hanno bisogno.

Creare il contesto Analisi Cultura e Clima Per allineare obiettivi ed azioni costantemente aggiornati Processi e Procedure Competenze e Formazione Coniugare sviluppo ed aspettative Ruoli e Persone

Esempi di Basi di Conoscenza

Di seguito un esempio di tipologie di contenuti personalizzati in base alle caratteristiche distintive dell’organizzazione.

Portali Self Service

Luoghi dove i Clienti trovano agevolmente le principali risposte e la documentazione sul prodotto o sul servizio offerto

Guide

Per l’utilizzo di soluzioni applicative, la risoluzione dei problemi, formative, relative all’inserimento di nuove risorse nella struttura organizzativa

Manuali

Su prodotti o servizi, per i dipendenti, di una particolare area funzionale

Moduli

Per richieste informative, questionari, sondaggi, valutazioni, raccolta di feedback

Modelli

Raccolta di documenti predefiniti con una serie di elementi che servono a vari scopi

Best Practices

Modalità di attività, comportamenti, azioni da svolgere in un determinato ambito

Processi e Procedure

Raccolta delle modalità più efficaci per procedere in un determinato processo organizzativo

Articoli

Conoscenze relative ad un determinato argomento

Tutorials

Presentazioni, dimostrazioni di un processo, anche interattivi

Reports

Presentazioni di rapporti di analisi, con tabelle, grafici, anche in modalità dinamica

Multimedia

Raccolte multimediali: immagini, video, podcast, ecc.

Documenti

Possibilità di visualizzare o effettuare il download di documenti presentati, anche tramite gallerie

Qualità

Documentazione relativa al sistema qualità

Strumenti

Raccolte di strumenti di utilità disponibili per gli utenti

Documenti Tecnici

Di prodotto o servizio, sulla sicurezza, normative

Blu Print

Quadro sintetico di analisi del sistema di prodotto o servizio che descrive il processo di realizzazione

Domande Frequenti Accesso rapido alle risorse commerciali Rispondi ai bisogni dei Clienti Moduli raccolta informazioni Guide e cataloghi Fornisci supporto News Forum Commenti Comunica Documentazione di supporto Formazione Analisi di Mercato Organizza la rete vendita

Organizzare le Tipologie

Un Sistema di Gestione dei Contenuti (CMS) prevede Pagine ed Articoli che possono essere organizzati in modalità Blog. Il blog può essere adatto per presentare eventi o news, ma se la quantità e la tipologia degli articoli cresce è importante organizzarli adottando criteri di ricerca per facilitare l’utente.

Un Base di Conoscenza necessita di un’analisi delle funzionalità e delle tipologie di conoscenze da gestire.

E’ fondamentale implementarla quando le conoscenze cominciano ad essere articolate, o si prevede un suo futuro sviluppo (anche per una Startup).

Dove possono risiedere le conoscenze?

  • Pagine: sono oggetti solitamente statici organizzati attraverso menù di navigazione.
  • Articoli: sono le tipologie di contenuti spesso associati al BLOG.
  • Commenti: lo scambio di opinioni tra i diversi utenti.
  • Tipologie di Contenuti Personalizzati (CPT): contengono informazioni personalizzate per la singola realtà organizzativa.
  • Altri Contenuti: derivano dall’implementazione di determinate funzionalità applicative.

Una Base di Conoscenza è costituita principalmente da Tipologie di Contenuti Personalizzati (CPT).

Tale suddivisione è fondamentale per poter rispondere alle caratteristiche uniche della singola azienda/ organizzazione. Ad esempio, in un’industria manifatturiera la tipologia “prodotto” (con tutte le categorie associate) è diversa dalla tipologia “sicurezza” che deve essere trattata con categorie legate più ad aspetti normativi, legali.

Poi occorre mettere in relazione i CPT in modo da poterli collegare. Ad esempio presentando per una particolare famiglia di prodotti il relativo contenuto sulla sicurezza.

Il disegno complessivo consente di disporre di un sapere coerente e costantemente aggiornato.

Il caso WeYourConsult

KB Economia Aziendale

Per l’organizzazione di una base di conoscenza relativa all’Economia Aziendale i contenuti sono stati suddivisi in tre principali aree:

  • articoli (a loro volta categorizzati in Teoria, Sistema, Processo o Case History);
  • strumenti (con le sotto categorie Strumento, Modello, Soluzione o Progetto);
  • problemi (con Problema, Domanda, Come Fare e Idea).

Ogni tipologia consente di gestire i contenuti e le relative tassonomie in modo differenziato.

E’ stata poi creata la tipologia degli articoli per i servizi, in modo da poter associare al singolo servizio proposto una serie di contenuti suddivisi per tipologia di informazione.

Altro elemento fondamentale è legare i contenuti al livello di visibilità e membership, scegliendo di rendere visibili nella base di conoscenza l’anteprima degli articoli, non disponibili in lettura per gli utenti non abilitati.

Le chiavi di lettura sono state definite attraverso le categorie: Funzione, Settore, Zone (geografiche), Dimensione, Forma Giuridica, oltre che attraverso la valutazione di sintesi.

Differenziare i Contesti

Elemento cardine di una KB è dato dalla capacità di fornire un senso, un significato. Per farlo deve essere chiaro il profilo dei soggetti a cui è indirizzato, in modo da adottare il linguaggio più adatto. L’occasione nel fornire un senso condiviso dipende dalla capacità di comunicare in modo diverso a gruppi di interlocutori diversi.

Una Base di Conoscenza è un veicolo importante per costruire, alimentare ed aggiornare costantemente il senso condiviso, per costruire percorsi di lettura e strumenti che facilitano la comprensione.

Altro elemento fondamentale è il coinvolgimento e la partecipazione dei soggetti depositari del sapere.

Utenti, Autori e Attori

Per gestire una base di conoscenza c’è bisogno di “attori“, di soggetti che creano conoscenza e la condividono. L’utente può essere il soggetto destinatario, colui che apprende, che trova le risposte, ma il motore è l’attore, il depositario del sapere su un argomento.

L’attore è chi si mette in relazione con le altre persone, gli altri saperi con la costante ricerca della coerenza e del senso condiviso in un contesto mutevole. Attore-autore non è solo l’attore che scrive, ma quello che crea il senso facendolo proprio in modo originale. Prima di essere autore, quindi, occorre essere attore perchè le conoscenze nascono dalle relazioni e dal tessuto dei significati.

Per rendere non solo efficace, ma anche efficiente tutto il processo l’autore non necessariamente deve essere associato ad un individuo, ma può in alternativa essere un gruppo, un’area. In questo caso le attività del gruppo sono sintetizzate in un utente “gruppo”, ad esempio il Dipartimento Engineering.

E’ inoltre possibile prevedere la partecipazione di più autori e definire diverse tipologie di contributi provenienti ad esempio da co-autori, revisori, editori, ecc..

I Ruoli del Portale

Ruoli personalizzati sono definiti sulla base degli obiettivi e della complessità della KB in modo da poter differenziare i profili autorizzativi e le risorse a cui si può accedere.

Gruppi Ristretti

Possono essere definite area private di gestione o lettura. Ad esempio si possono organizzare contenuti accessibili in sola lettura ai clienti con livelli di approfondimento che non si vuole rendere visibili a tutti. Oppure tra gruppi ristretti ma che si è deciso di tenere separati, come ad esempio tra dipartimento Engineering e quello Commerciale.

Trovare le conoscenze

Uno degli obiettivi di una KB è agevolare la ricerca dei contenuti in modo da poter controllare e rendere disponibili le informazioni pertinenti.

Per farlo occorre associare il contenuto ad una o più tassonomie (un modo per raggruppare i contenuti). Esistono due tipologie: categorie e tag. La differenza è che le categorie hanno un valore gerarchico ed etichettano in modo univoco l’oggetto, mentre i tag hanno un valore semantico e sono “trasversali”.

Ad esempio, un articolo può avere come categorie: Soluzione | Finanza | Settore Petrolchimico (tre categorie: tipo, funzione e settore organizzate ognuna in modo gerarchico), mentre come tag: Bilancio | Rendiconto Finanziario.

A seconda del dominio di appartenenza della conoscenza è importante valutare se le categorie devono essere differenziate, in modo di disporre delle “chiavi” di ricerca riconoscibili in modo univoco dagli utenti.

Esempio Branche del Sapere

Gli ambiti del sapere hanno diverse caratteristiche, termini, finalità. In temini generali possono essere suddivisi nelle seguenti branche:

– arti
– discipline umanistiche e religiose;
– scienze applicate e mediche;
– scienze matematiche, fisiche e naturali;
scienze umane e sociali;
– altre discipline.

Ogni branca poi può avere diversi livelli di approfondimento. Così, ad esempio, l’Economia Aziendale (studio dell’attività economica dal punto di vista delle singole aziende), fa parte delle scienze economiche, sottocategoria delle scienze umane e sociali.

Le modalità di presentazione e navigazione dipendono dagli obiettivi della KB, adottando soluzioni di semplice lettura.

Se la KB è cospicua può indispensabile prevedere un filtro di ricerca, consentendo di selezionare le categorie di interesse.

La definizione di una buona KB, può poi rappresentare la premessa per l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale (ad esempio chatbot per il supporto commerciale).

La Creazione delle Conoscenze

Sebbene ci sia da diversi anni molta teoria sui sistemi di gestione della conoscenza, le pratiche non sono molto diffuse. WeYourConsult ha adottato soluzioni che consentono di gestire in modo semplice l’importazione dei contenuti già presenti in azienda/ organizzazione, il loro caricamento attraverso modelli personalizzati, grazie alla definizione di ruoli di supporto organizzativo.

Il Piano Editoriale

Il sistema consente di definire un piano editoriale in modo da organizzare i diversi contributi, gestendo e pianificando le diverse fasi di stato avanzamento dei contenuti, i livelli autorizzativi e la pubblicazione finale.

Le Relazioni con gli altri Sistemi

È possibile insegnare a un tacchino a salire in cima a un albero, però per quel lavoro sarebbe meglio assumere uno scoiattolo

Gian Paolo Montali

Nel nostro caso significa utilizzare lo strumento giusto per raggiungere l’obiettivo.

Un Sistema di Gestione della Conoscenza (KMS) è diverso da altri sistemi di gestione aziendale, ad esempio:

  • applicativi gestionali e pianificazione delle risorse aziendali (ERP);
  • soluzioni di gestione delle relazioni con la clientela (CRM);
  • sistema di gestione documentale (DMS);
  • sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS);
  • sistemi di gestione del magazzino (WMS);
  • e altri sistemi applicativi.

WeYourConsult propone lo sviluppo di un KMS utilizzando il Sistema opensource di Gestione dei Contenuti (CMS: Content Management System) WordPress come scelta strategica per creare un ambiente in continuo sviluppo ed evoluzione, integrando applicativi proprietari (software la cui licenza consente al beneficiario il suo utilizzo sotto particolari condizioni ed impedendone altre come la modifica, la condivisione, lo studio e la ridistribuzione) e rimuovendo le barriere legate a soluzioni locked-in che dipendono da un singolo fornitore.

L’open source:

  • è un modo più trasparente e moderno di sviluppare qualcosa di innovativo;
  • consente di cercare, trovare e risolvere i problemi di sicurezza molto più rapidamente;
  • viene usato da alcune delle aziende tecnologiche ed istituzioni più note a livello mondiale;
  • è spesso più longevo di applicativi proprietari;
  • favorisce l’utilizzo degli standard aperti, che rappresentano sempre un vantaggio per gli utenti;
  • anche le aziende che sviluppano software proprietario utilizzano software open source;
  • è alla base di tutte le soluzioni di intelligenza artificiale;
  • è utilizzato dalle grandi organizzazioni di ricerca scientifica come il CERN;
  • GitHub è un esempio tra i principali sistemi utilizzati dagli sviluppatori software.

WordPress perché:

  • viene usato da alcune delle aziende tecnologiche ed istituzioni più note a livello mondiale:
  • circa 2/3 dei siti presenti a livello mondiale sono sviluppati attraverso un CMS, la parte rimanente (in fase di declino) è scritta a mano. WordPress ha una quota di mercato di circa il 60% dei CMS (statistiche);
  • nasce nel 2004 ed è supportato da una vasta comunità a livello mondiale di aziende e sviluppatori;
  • consente di essere personalizzato in base alle esigenze e alle caratteristiche specifiche della singola realtà;
  • consente di cercare, trovare e risolvere i problemi di sicurezza molto più rapidamente;
  • viene sviluppato seguendo procedure tracciabili, ben documentate con un processo semplice ed ordinato;

Open Source non significa gratuito. Considerando il tasso di diffusione e sviluppo di WordPress e gli aspetti relativi alla sicurezza (la maggior parte dovuti ai mancati aggiornamenti da parte dell’amministratore) è importante che venga gestito per poter disporre di una piattaforma affidabile.

Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza

Gestione delle Conoscenze Aziendali
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Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)

Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)

organizzazione, persone, processi e tecnologia

Knowledge Management
SISTEMI DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA

Non si hanno le informazioni utili per cogliere un’opportunità di mercato o per rispondere alle esigenze della clientela?

Ci sono troppe informazioni e si dedica troppo tempo per ordinarle, aggiornarle o ricercarle in un contesto di difficile interpretazione?

Questo potrebbe portare a non decidere, o a prendere decisioni sbagliate.

Organizzazione

La gestione delle conoscenze è essenziale in un’organizzazione per poter competere, essere flessibili e reattivi ai continui cambiamenti. Occorre valutare i bisogni e le caratteristiche uniche della propria organizzazione per sviluppare le conoscenze, fonte di vantaggio competitivo.

Tutte le organizzazioni sane generano e utilizzano conoscenza. […]
Senza conoscenza, un’organizzazione non potrebbe organizzarsi […]

Davenport and Prusak, 1998, p. 52

[…] organizzazione come un organismo vivo in cui la conoscenza
viene creata e distribuita sotto l’ombrello di una visione condivisa.

Nasce la società che crea conoscenza. (Nonaka, 1991, n.p.)

Premesse

Cosa occorre valutare prima di organizzare la conoscenza?

Bisogna avere deciso, ed essere convinti, che migliorare le conoscenze della propria organizzazione è un elemento strategico prioritario per il futuro.

Fondamentale è un approccio positivo allo sviluppo di una cultura organizzativa della condivisione delle conoscenze tra le persone, unitamente alla volontà di creare un clima di fiducia, trasparenza e obiettivi condivisi.

Benefici

Un sistema di gestione delle conoscenze sviluppa un patrimonio organizzativo che dà maggiore consapevolezza e valore al proprio agire.

La pietra miliare più importante è il capitale intellettuale – all’origine di ogni decisione efficace, tempestiva – generando circoli virtuosi.

Il vantaggio competitivo, con l’adozione del KMS, viene generato attraverso:

  • apprendimento, formazione, innovazione;
  • capacità di adattamento: essere più rapidi rispetto ai tassi di cambiamento;
  • lavoro di squadra, comunicazione rapida, migliore circolazione di idee;
  • accesso rapido alle risorse, anche grazie ad aree dedicate, gruppi, tassonomie per la ricerca;
  • processi efficienti, allineati e sinergici tra le diverse aree;
  • decisioni efficaci e veloci;
  • diffusione dei saperi in ambiti difficilmente accessibili;
  • risolvere meglio i problemi, grazie ad una migliore capacità di comprendere il contesto;
  • supportare lo sviluppo, la creazione di nuove intuizioni per il futuro;
  • riduzione degli errori, come memoria per imparare dal passato;
  • flusso comunicativo: feedback da partecipanti ed utenti;
  • creazione di un’unica fonte per consolidare fonti eterogenee;
  • risparmio di tempo e risorse;
  • contenuti chiari, comprensibili, aggiornati;
  • soddisfazione dei lavoratori, dei Clienti.

Cloud

Un unico ambiente presente sulla “nuvola” che consente di mettere in comunicazione collaboratori, clienti, fornitori, partner, venditori, community ovunque si trovino.
Sempre accessibile, 365 giorni all’anno e 24 ore al giorno, in più lingue.

Un sistema protetto e con i migliori standard di sicurezza e protezione del capitale intellettuale.

Obiettivi e Struttura Organizzativa

La conoscenza creata, esplicitata deve essere organizzata e gestita in modo da poter essere resa accessibile e comprensibile.

E’ importante la definizione di gerarchie e strutture funzionali per rendere le conoscenze disponibili dove servono e quando servono.

Occorre al contempo adottare lo sviluppo di un sistematico e strategico processo per alimentare e mantenere i contenuti, coinvolgendo gli attori.

Per poter essere efficace il progetto deve contemplare gli aspetti legati al cambiamento organizzativo che può interessare la struttura organizzativa e i meccanismi operativi di gestione delle risorse umane.

La soluzione è pensata in ottica sistemica socio-tecnica, ponendo al centro l’essere umano.
Un ruolo fondamentale è svolto dalla funzione Organizzazione e Sviluppo.

Il progetto può interessare la piccola azienda in fase di avvio o la media grande azienda, il gruppo, associazione o altra forma organizzativa che ha la necessità di organizzare le conoscenze.

Occorre valutare anche eventuali modifiche in ambito di stuttura organizzativa.

Persone

Rappresenta la risorsa più importante per gestire, alimentare e far vivere il KMS.

Processo del KMS

Strutturare

In base al contesto e alla dimensione dell’organizzazione, il progetto può essere gestito per fasi successive da svilupparsi sulla base della pianificazione concordata.

In una piccola realtà si può iniziare ad introdurre una semplice base di conoscenza, utile – ad esempio – per ridurre il tempo che i dipendenti dedicano per rispondere alle medesime domande della clientela.

In seguito posso essere ampliate le funzionalità.

Analizzare

Attraverso questionari, sondaggi e interviste sulla conoscenza.
Ricercando dati, conoscenze disponibili e importanti (ma non organizzate).
Valutazioni degli strumenti più appropriati al contesto.

Progettare

Chiarire e condividere obiettivi e finalità del KMS.
Attività, metodo, persone, processi e tecnologie coinvolte.
Politiche su condivisione, creazione e governance della conoscenza.
Piano e linee guida per implementazione di un KMS.
Valutare l’adozione di una strategia di Change Management.

Organizzare

Implementare

Unità organizzativa e ruoli per formazione e supporto (KM Team).
Prototipo del modello.
Regole attraverso le quali persone, processi e tecnologia collaborano per gestire la conoscenza in modo organizzato.
Incorporazione delle attività di KM nei processi desiderati.

Localizzare

L’organizzazione della conoscenza aiuta le aziende a descrivere, classificare, ricercare e condividere le informazioni tra i dipendenti e soggetti esterni desiderati.
Il sistema di gestione della conoscenza aiuta a ordinare e segmentare la conoscenza in modo che le informazioni possano essere facilmente accessibili alle persone che ne hanno bisogno, rendendo disponibile l’intelligenza collettiva dell’organizzazione.

Conoscere

E’ il ciclo fondamentale di gestione della conoscenza.

Creare

Creazione di nuovi articoli, anche con modalità semplificata.
Importazione di contenuti e documenti esistenti.
Riassumere e strutturare i contenuti, rinfrescare la conoscenza.
Piani editoriali con il coinvolgimento dei diversi autori.
Modalità per esplicitare le conoscenze implicite.
Utilizzo degli strumenti offerti dall’intelligenza artificiale.

Condividere

Sostenere una cultura della condivisione, con la stessa convinzione con cui alimento i principali progetti strategici, considerandola una priorità assoluta, perché è il motore dei principali indicatori di risultato ed è più motivante di altri obiettivi.

Catturare

Attraverso strumenti di condivisione utili per trovare le conoscenze richieste: comunità di pratica, brainstrorming, team collaborativi, knowledge/ world cafes, tutoraggio, mentorship, creazione di senso (sensemaking), narrazioni (storytelling), catturare le lezioni sulle pratiche migliori.

Informazioni dei collaboratori, documenti esistenti, processi, altre risorse esterne.

Mantenere

Manutenere e Monitorare

Feedback sui requisiti di miglioramento.
Valutare le differenze di funzionamento durante l’implementazione.
Monitorare la cultura, la strategia e il fattore tecnologico.
Monitorare le prestazioni del sistema e visualizzare i colli di bottiglia.

Valutare

Tempi di utilizzo, tempo risparmiato, soddisfazione della clientela.
Miglioramento dei processi aziendali.
Correttezza ed allineamento del sistema con le specifiche di progettazione.
Utilità del sistema, facilità d’uso ed applicazione.
I contenuti, se espressi in modo semplice, sintetico, esaustivo e supportato.
L’obsolescenza, o la scadenza dei contenuti (per evitare di commettere errori o lavorare in modo inefficiente).

Revisionare

Revisione periodica delle conoscenze, con frequenza direttamente proporzionale al tasso di obsolescenza.
Gestire, eventualmente, un documento di registro delle modifiche.
Monitorare gli aggiornamenti al mutare del contesto, del sapere.

Tecnologia

Ogni singola realtà organizza i propri saperi creando le condizioni di accesso e partecipazione, i confini (fisici e virtuali), con l’obiettivo di poterli sviluppare e proteggere in gruppi più o meno ampi.

Spesso i confini sono quelli del disegno organizzativo solitamentente strutturato in aree, funzioni e ruoli, ma le opportunità delle innovazioni tecnologiche consentono di progettare una gestione delle conoscenze in modo più flessibile e senza limiti “territoriali”.

I classici siti sul web hanno solitamente contenuti pubblici e sono organizzati con pagine ed articoli.

La piattaforma di gestione della conoscenza WeYourConsult consente di organizzare le conoscenze per le diverse tipologie di utenti, prevedendo aree accessibili solo ai membri e personalizzando le diverse forme di conoscenza.

Moduli

In base alle esigenze possono essere integrati i moduli utili per supportare i bisogni comunicativi, tipo:

Altre Integrazioni

Per elaborare i contenuti può essere utile utilizzare una serie di strumenti.

Gestione Documentale

La piattaforma non ha l’obiettivo di gestire tutti i documenti organizzativi, la loro eventuale conservazione sostitutiva o altre esigenze di gestione documentale.

La conoscenza è organizzata in elementi con un responsabile (autore) del ciclo gestionale (creazione, aggiornamenti, supporto, ecc.). Elementi che possono contenere documenti resi disponibili attraverso le principali piattaforme cloud.

I documenti possono essere visibili singolarmente o tramite gallerie e può essere fatto il download, se consentito.

Il principale svantaggio dell’utilizzo di documenti esterni è la difficoltà nel poterli organizzare e gestire dinamicamente.

Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza

Gestione delle Conoscenze Aziendali
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