PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
Ogni decisione senza controllo è un rischio.
Per definire la rotta bisogna capire se si va nella direzione giusta.
WeYourConsult ha sviluppato una soluzione innovativa che si integra con il modo in cui lavorate.
LE FASI
LE AREE
Amministrazione Finanza e Controllo
Viene fatta una valutazione dei dati periodicamente disponibili in formato elettronico.
Ad esempio (in arancione quelli opzionali):
- Contabilità:
- Ultimi bilanci;
- Piano dei conti;
- Bilanci di verifica;
- Libro cespiti ed ammortamenti;
- Libro giornale;
- Sintesi documenti di vendita;
- Sintedi documenti di acquisto.
- Banche:
- Estratti conto corrente bancario;
- Riepilogo banche ed affidamenti;
- Centrale rischi.
- Personale:
- Costo del personale;
- Presenze ed assenze;
- Calendario chiusure per ferie.
- CCNL applicato;
- Magazzini (per aziende di produzione):
- Saldi e valorizzazione di fine periodo
- Registro;
- Budget
- Costi fissi;
- Vendite;
- Investimenti.
- Altri budget.
Durante la fase di impostazione del sistema si valutano eventuali adattamenti ed integrazioni utili. Ad esempio possono essere suggerite modifiche al piano dei conti o valutare le modalità di rendicontazione di vendite e acquisti.
LE FUNZIONALITÀ
Il principale obiettivo del controllo di gestione è di riuscire a fotografare la situazione nei diversi periodi dell’anno, cogliendo scostamenti e tendenze per decidere in modo tempestivo come correggere la rotta.
Rendiconti
Riguardano patrimonio aziendale, andamenti economici e finanziari.
I conti della contabilità vengono riclassificati in modo da poter rappresentare in modo corretto il contesto e le caratteristiche del business. Riclassificazioni costantemente manutenute nel corso del tempo.
Le tipiche riclassificazioni del rendiconto economico sono quelle a Valore Prodotto o a Costo del Venduto. Possono essere definite riclassificazioni specifiche e personalizzate per ogni realtà
Le analisi sono corredate da indicatori, cruscotti di sintesi e grafici che descrivono gli andamenti.
Esempio di rendiconto con differenza rispetto all’anno precedente:
Rettifiche
Solitamente vengono registrate con la chiusura annuale del bilancio civilistico e fiscale alcune settimane dopo l’annualità. Le finalità sono diverse da quelle gestionali di controllo periodico.
Civilistiche
Il controllo di gestione ha anche l’obiettivo di simulare periodicamente durante l’anno (solitamente ogni mese o trimestre) il bilancio apportando le rettifiche necessarie, adempiendo ai principi contabili adottati.
Altri ambiti di rettifica possono riguardare il costo del personale nel caso in cui (come spesso accade) alcuni costi vengono contabilizzati in periodi successivi o a fine anno. Anche gli ammortamenti solitamente vengono inseriti alla fine dell’anno. Oppure possono riguardare i costi fissi aziendali che possono manifestarsi nell’arco dell’anno, ma di importo non uguale al periodo di competenza.
Gestionali
Al contempo possono essere fatte valutazioni più di tipo gestionale rispetto ai principi civilistici. L’esempio classico sono le quote di ammortamento degli investimenti a cui possono essere applicate aliquote non di tipo civilistico ma di tipo tecnico che considera aspetti di obsolescenza tecnica o di mercato.
Analisi per Aree di Business
I rendiconti economici possono essere declinati per divisione, aree di business o altre dimensioni che caratterizzano l’offerta di prodotti o servizi.
Questo consente di valutare i singoli andamenti supportando le decisioni strategiche.
Esempio rendiconto con spalmature rispetto alle dimensioni analitiche:
Vengono considerati fino a 4 livelli gerarchici declinati nel numero di dimensioni desiderate (i livelli gerarchici possono essere ampliati se necessario).
Se l’organizzazione è dotata di un sistema di contabilità analitica viene recepita la relativa struttura integrandola nel sistema di rendicontazione.
Se non è presente la contabilità analitica può essere impostata direttamente a sistema valutando le eventuali azioni utili per rendere il sistema sempre più affidabile nel tempo.
|Livello di Complessità
In qualsiasi realtà, piccola o grande, si tratta sempre di trovare l’equilibrio tra disponibiltà dei dati e loro significatività per il processo decisionale.
Dati tempestivi e significativi.
E’ una dimensione soggettiva, che dipende da dove si parte.
Posso dover costruire da zero un sistema di controllo di gestione, oppure disporre di una serie di elaborazioni utili, ma magari non sufficienti.
Oppure ci si rende conto che l’esigenza prioritaria è di tipo organizzativo, di gestione e formazione delle risorse umane.
A volte capita di dover valutare a monte il processo perchè il software gestionale si riscontra non adeguato, o per carenze organizzative e di risorse che rendono difficoltosa l’elaborazione dei dati che servono.
Non ci si riferisce solo ai dati contabili, ma – ad esempio – ai quelli relativi al costo del personale, di valorizzazione dei magazzini, di sistemi di valutazione delle prestazioni magari non perfettamente collegati agli indicatori gestionali, fino a problematiche relative alla corretta impostazione delle distinte base (per la valorizzazione dei costi di produzione).
In sintesi si tratta di accompagnare il processo di costruzione o sviluppo di un sistema di pianificazione e controllo rendendolo sempre più esaustivo, senza farne percepire la complessità.
WeYourConsult si propone come partner di questo percorso di sviluppo gestendo una parte di questa complessità, per rendere tutto più semplice ed efficace.
Costistica Industriale
Tipicamente in una realtà produttiva l’obiettivo della costistica industriale è quella di definire periodicamente i costi di produzione.
Occorre recepire le modalità organizzative – solitamente raggruppate in centri – e definire i costi orari. Per farlo dovrò considerare la sommatoria delle risorse impiegate e consumate.
Definiti e periodicamente aggiornati, dovranno essere integrati nel gestionale ERP per elaborare le sintesi di marginalità dei prodotti.
|Il Nucleo Pulsante dei Centri di Lavoro
In una realtà produttiva Centro di Lavoro rappresenta il cuore del sistema.
Un sistema gestionale dovrebbe poter valutare i seguenti dati:
Potenzialità: quante ore al giorno, settimana, mese, anno potrebbe lavorare?
Funzionamento: quando entra in funzione e quando viene chiuso?
Controlli: tempi per il controllo qualità.
Attrezzaggio/ manutenzioni: sono tempi necessari, ma non produttivi.
Attività: il centro è attivo e potrebbe produrre.
Blocco: sono i tempi di fermo dovuti a non conformità.
Produzione: rappresenta il tempo di effettiva produzione.
La disponibilità di questi dati consente di valutare:
– capacità di soddisfare la domanda,
– tasso di efficienza,
– costi delle non conformità e
– costo orario del centro.
I dati relativi ai costi industrali devono naturalmente quadrare con i relativi importi gestionali.
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