FAQs KMS

Il Sistema

Per la mia organizzazione è strategico gestire la conoscenza?

In un ambiente competitivo se la mia organizzazione deve gestire numerosi prodotti o servizi, o il loro sviluppo necessita di un alto livello di competenze e confronto tra diversi soggetti, è prioritario gestire la conoscenza.

Chi dovrebbe essere sensibile all’importanza della conoscenza per il successo organizzativo?

Tutti coloro (dipendenti, collaboratori, management, investitori) che pensano che dal confronto e dalla condivisione si può migliorare sè stessi e contribuire allo sviluppo, al successo del gruppo e della collettività.

Cosa si intende per KMS

KMS è l’acronimo di Knowledge Management System, Sistema per la Gestione della Conoscenza.

L’Organizzazione

Come vengono gestite le conoscenze organizzative?

WeYourConsult crede che lo sviluppo delle risorse umane sia l’elemento primario per un’organizzazione di successo. In quest’ottica la gestione delle conoscenze e delle competenze dipende dalle risorse coinvolte e l’organizzazione deve adoperarsi al fine di migliorare le condizioni lavorative, tramutando il patrimonio dei singoli in patrimonio comune, con il beneficio di tutti. Si centralizza per condividere e fertilizzare i saperi, si controlla per migliorare, e una conoscenza condivisa non è mai persa.

Quali possono essere le resistenze nell’introduzione di un sistema di gestione delle conoscenze?

Ogni volta che si fanno dei cambiamenti è normale ci possano essere delle resistenze.
Spesso dipendono da una carenza di confronto e comunicazione. Le organizzazioni sono sistemi complessi e nella fase iniziale di valutazione è importante capire se l’iniziativa viene appoggiata e condivisa dalla maggior parte delle persone coinvolte, con la sponsorship della proprietà e dei livelli gerarchici più alti.
Può capitare che un’organizzazione decida di avviare un percorso e una fase di test solo in un’area limitata per misurare i risultati dell’iniziativa ed eventualmente espandere il modello ad altre aree.

La piattaforma

L’utilizzo del sistema è semplice?

Per il soggetto che fruisce unicamente della conoscenza il portale è molto semplice ed intuitivo, ad esempio per un Cliente. Il sistema viene disegnato per accompagnare l’utente in modo intuitivo alle risorse.
Anche sul lato di chi contribuisce ad alimentare e manutenere il sistema possono essere adottate modalità che semplificano notevolmente le lavorazioni, ad esempio attraverso la compilazione di un modulo attraverso il quale possono essere caricati testi, immagini e altre variabili previste, oppure attraverso routine di caricamento da file di testo.

Come vengono gestiti i documenti esistenti nella mia organizzazione?

I documenti esistenti possono essere caricati nel portale o in modo massivo sul cloud, consentendone (se desiderato) il download. Possono inoltre essere integrati quelli presenti su piattaforme cloud Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox.

Essendo il capitale intellettuale patrimonio dell’organizzazione, come viene preservato?

Oggi in che modo nella vostra organizzazione le conoscenze sono sviluppate, organizzate e condivise? Spesso sono nelle teste delle persone o in supporti non condivisi.
La piattaforma adotta le migliori soluzioni che consentono di mantenere le conoscenze ragionevolmente al sicuro e al riparo dalle minacce.

Dove sono memorizzate le conoscenze dell’organizzazione?

Su un portale web accessibile online (ovunque e in ogni momento) solo alle persone autorizzate.
L’organizzazione ha la facoltà di gestire con il nostro supporto domini ed email.
La piattaforma, data la complessità e la necessità di continui aggiornamenti funzionali e di sicurezza, è completamente gestita.

La piattaforma è conforme al GDPR?

Si, il portale è sviluppato utilizzando una piattaforma cloud completamente impegnata a rispettare il GDPR. L’organizzazione deve valutare gli aspetti legali della propria realtà.