Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)
organizzazione, persone, processi e tecnologia
Non si hanno le informazioni utili per cogliere un’opportunità di mercato o per rispondere alle esigenze della clientela?
Ci sono troppe informazioni e si dedica troppo tempo per ordinarle, aggiornarle o ricercarle in un contesto di difficile interpretazione?
Questo potrebbe portare a non decidere, o a prendere decisioni sbagliate.
Organizzazione
La gestione delle conoscenze è essenziale in un’organizzazione per poter competere, essere flessibili e reattivi ai continui cambiamenti. Occorre valutare i bisogni e le caratteristiche uniche della propria organizzazione per sviluppare le conoscenze, fonte di vantaggio competitivo.
Tutte le organizzazioni sane generano e utilizzano conoscenza. […]
Davenport and Prusak, 1998, p. 52
Senza conoscenza, un’organizzazione non potrebbe organizzarsi […]
[…] organizzazione come un organismo vivo in cui la conoscenza
Nasce la società che crea conoscenza. (Nonaka, 1991, n.p.)
viene creata e distribuita sotto l’ombrello di una visione condivisa.
Premesse
Cosa occorre valutare prima di organizzare la conoscenza?
Bisogna avere deciso, ed essere convinti, che migliorare le conoscenze della propria organizzazione è un elemento strategico prioritario per il futuro.
Fondamentale è un approccio positivo allo sviluppo di una cultura organizzativa della condivisione delle conoscenze tra le persone, unitamente alla volontà di creare un clima di fiducia, trasparenza e obiettivi condivisi.
Benefici
Un sistema di gestione delle conoscenze sviluppa un patrimonio organizzativo che dà maggiore consapevolezza e valore al proprio agire.
La pietra miliare più importante è il capitale intellettuale – all’origine di ogni decisione efficace, tempestiva – generando circoli virtuosi.
Il vantaggio competitivo, con l’adozione del KMS, viene generato attraverso:
- apprendimento, formazione, innovazione;
- capacità di adattamento: essere più rapidi rispetto ai tassi di cambiamento;
- lavoro di squadra, comunicazione rapida, migliore circolazione di idee;
- accesso rapido alle risorse, anche grazie ad aree dedicate, gruppi, tassonomie per la ricerca;
- processi efficienti, allineati e sinergici tra le diverse aree;
- decisioni efficaci e veloci;
- diffusione dei saperi in ambiti difficilmente accessibili;
- risolvere meglio i problemi, grazie ad una migliore capacità di comprendere il contesto;
- supportare lo sviluppo, la creazione di nuove intuizioni per il futuro;
- riduzione degli errori, come memoria per imparare dal passato;
- flusso comunicativo: feedback da partecipanti ed utenti;
- creazione di un’unica fonte per consolidare fonti eterogenee;
- risparmio di tempo e risorse;
- contenuti chiari, comprensibili, aggiornati;
- soddisfazione dei lavoratori, dei Clienti.
Cloud
Un unico ambiente presente sulla “nuvola” che consente di mettere in comunicazione collaboratori, clienti, fornitori, partner, venditori, community ovunque si trovino.
Sempre accessibile, 365 giorni all’anno e 24 ore al giorno, in più lingue.
Un sistema protetto e con i migliori standard di sicurezza e protezione del capitale intellettuale.
Obiettivi e Struttura Organizzativa
La conoscenza creata, esplicitata deve essere organizzata e gestita in modo da poter essere resa accessibile e comprensibile.
E’ importante la definizione di gerarchie e strutture funzionali per rendere le conoscenze disponibili dove servono e quando servono.
Occorre al contempo adottare lo sviluppo di un sistematico e strategico processo per alimentare e mantenere i contenuti, coinvolgendo gli attori.
Per poter essere efficace il progetto deve contemplare gli aspetti legati al cambiamento organizzativo che può interessare la struttura organizzativa e i meccanismi operativi di gestione delle risorse umane.
La soluzione è pensata in ottica sistemica socio-tecnica, ponendo al centro l’essere umano.
Un ruolo fondamentale è svolto dalla funzione Organizzazione e Sviluppo.
Il progetto può interessare la piccola azienda in fase di avvio o la media grande azienda, il gruppo, associazione o altra forma organizzativa che ha la necessità di organizzare le conoscenze.
Occorre valutare anche eventuali modifiche in ambito di stuttura organizzativa.
Persone
Rappresenta la risorsa più importante per gestire, alimentare e far vivere il KMS.
Processo del KMS
Strutturare
In base al contesto e alla dimensione dell’organizzazione, il progetto può essere gestito per fasi successive da svilupparsi sulla base della pianificazione concordata.
In una piccola realtà si può iniziare ad introdurre una semplice base di conoscenza, utile – ad esempio – per ridurre il tempo che i dipendenti dedicano per rispondere alle medesime domande della clientela.
In seguito posso essere ampliate le funzionalità.
Analizzare
Attraverso questionari, sondaggi e interviste sulla conoscenza.
Ricercando dati, conoscenze disponibili e importanti (ma non organizzate).
Valutazioni degli strumenti più appropriati al contesto.
Progettare
Chiarire e condividere obiettivi e finalità del KMS.
Attività, metodo, persone, processi e tecnologie coinvolte.
Politiche su condivisione, creazione e governance della conoscenza.
Piano e linee guida per implementazione di un KMS.
Valutare l’adozione di una strategia di Change Management.
Organizzare
Implementare
Unità organizzativa e ruoli per formazione e supporto (KM Team).
Prototipo del modello.
Regole attraverso le quali persone, processi e tecnologia collaborano per gestire la conoscenza in modo organizzato.
Incorporazione delle attività di KM nei processi desiderati.
Localizzare
L’organizzazione della conoscenza aiuta le aziende a descrivere, classificare, ricercare e condividere le informazioni tra i dipendenti e soggetti esterni desiderati.
Il sistema di gestione della conoscenza aiuta a ordinare e segmentare la conoscenza in modo che le informazioni possano essere facilmente accessibili alle persone che ne hanno bisogno, rendendo disponibile l’intelligenza collettiva dell’organizzazione.
Conoscere
E’ il ciclo fondamentale di gestione della conoscenza.
Creare
Creazione di nuovi articoli, anche con modalità semplificata.
Importazione di contenuti e documenti esistenti.
Riassumere e strutturare i contenuti, rinfrescare la conoscenza.
Piani editoriali con il coinvolgimento dei diversi autori.
Modalità per esplicitare le conoscenze implicite.
Utilizzo degli strumenti offerti dall’intelligenza artificiale.
Condividere
Sostenere una cultura della condivisione, con la stessa convinzione con cui alimento i principali progetti strategici, considerandola una priorità assoluta, perché è il motore dei principali indicatori di risultato ed è più motivante di altri obiettivi.
Catturare
Attraverso strumenti di condivisione utili per trovare le conoscenze richieste: comunità di pratica, brainstrorming, team collaborativi, knowledge/ world cafes, tutoraggio, mentorship, creazione di senso (sensemaking), narrazioni (storytelling), catturare le lezioni sulle pratiche migliori.
Informazioni dei collaboratori, documenti esistenti, processi, altre risorse esterne.
Mantenere
Manutenere e Monitorare
Feedback sui requisiti di miglioramento.
Valutare le differenze di funzionamento durante l’implementazione.
Monitorare la cultura, la strategia e il fattore tecnologico.
Monitorare le prestazioni del sistema e visualizzare i colli di bottiglia.
Valutare
Tempi di utilizzo, tempo risparmiato, soddisfazione della clientela.
Miglioramento dei processi aziendali.
Correttezza ed allineamento del sistema con le specifiche di progettazione.
Utilità del sistema, facilità d’uso ed applicazione.
I contenuti, se espressi in modo semplice, sintetico, esaustivo e supportato.
L’obsolescenza, o la scadenza dei contenuti (per evitare di commettere errori o lavorare in modo inefficiente).
Revisionare
Revisione periodica delle conoscenze, con frequenza direttamente proporzionale al tasso di obsolescenza.
Gestire, eventualmente, un documento di registro delle modifiche.
Monitorare gli aggiornamenti al mutare del contesto, del sapere.
Tecnologia
Ogni singola realtà organizza i propri saperi creando le condizioni di accesso e partecipazione, i confini (fisici e virtuali), con l’obiettivo di poterli sviluppare e proteggere in gruppi più o meno ampi.
Spesso i confini sono quelli del disegno organizzativo solitamentente strutturato in aree, funzioni e ruoli, ma le opportunità delle innovazioni tecnologiche consentono di progettare una gestione delle conoscenze in modo più flessibile e senza limiti “territoriali”.
I classici siti sul web hanno solitamente contenuti pubblici e sono organizzati con pagine ed articoli.
La piattaforma di gestione della conoscenza WeYourConsult consente di organizzare le conoscenze per le diverse tipologie di utenti, prevedendo aree accessibili solo ai membri e personalizzando le diverse forme di conoscenza.
Moduli
In base alle esigenze possono essere integrati i moduli utili per supportare i bisogni comunicativi, tipo:
Altre Integrazioni
Per elaborare i contenuti può essere utile utilizzare una serie di strumenti.
Gestione Documentale
La piattaforma non ha l’obiettivo di gestire tutti i documenti organizzativi, la loro eventuale conservazione sostitutiva o altre esigenze di gestione documentale.
La conoscenza è organizzata in elementi con un responsabile (autore) del ciclo gestionale (creazione, aggiornamenti, supporto, ecc.). Elementi che possono contenere documenti resi disponibili attraverso le principali piattaforme cloud.
I documenti possono essere visibili singolarmente o tramite gallerie e può essere fatto il download, se consentito.
Il principale svantaggio dell’utilizzo di documenti esterni è la difficoltà nel poterli organizzare e gestire dinamicamente.
Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza
Approfondimenti
FAQs KMS
