Questionari
Il Servizio
Definito l’obiettivo, attraverso la collaborazione tra l’unità organizzativa preposta e WeYourConsult, viene strutturato il questionario.
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Sistema di Gestione della Conoscenza (KMS)
Portale web presente sul cloud, sempre, ovunque, personalizzabile nelle funzionalità per incrementare efficacia dei propri dipendenti e relazioni tra unità dislocate territorialmente, multilingua, multisito. La piattaforma consente di creare canali di collegamento anche con soggetti esterni: collaboratori, partner, Clienti, fornitori.
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Consulenza Controllo di Gestione
Elaborazioni periodiche infrannuali utili per valutare l’andamento gestionale e supportare il processo decisionale.
- Indipendenza dal software gestionale.
- Scelta del tempo da dedicare in base alla disponibilità delle risorse interne.
- Flessibilità e aggiornamento continuo.
Supporto alle aree interessate per la definizione dei dati e rilascio periodico di:
- rendiconti patrimoniali, economici e finanziari con riclassificazioni personalizzate;
- rendiconti economici per aree di business;
- indicatori di risultato personalizzati;
- cruscotti dei risultati;
- budget e scostamenti;
- costistica industriale e supporto all’analisi dei margini.
Vestiamo la soluzione in base alle esigenze
Controllare, pianificare e coinvolgere le risorse è importante per supportare le decisioni e migliorare la gestione, ma come farlo?
Disegnamo un percorso di sviluppo affiancando il management e i responsabili.
Dai dati periodicamente resi disponibili, WeYourConsult elabora le informazioni, senza gravare sulla struttura.
Forniamo i risultati delle elaborazioni coinvolgendo i diversi responsabili.
E’ presente un sistema di controllo, ma non fornisce le funzionalità o le informazioni che servirebbero. Oppure la sua elaborazione e manutenzione assorbe troppe risorse che sarebbe utile impiegare meglio (ad esempio a monte concentrandosi sulla qualità dei dati e a valle per migliorare il supporto al processo decisionale).
Valutiamo la situazione attuale, disegnando la soluzione per soddisfare le aspettative.
Le elaborazioni periodiche vengono delegate all’applicativo sviluppato da WeYourConsult, senza gravare sulla struttura.
Forniamo i risultati delle elaborazioni coinvolgendo i diversi responsabili.
Controllare la gestione significa anche abbracciare aspetti relativi a strategia, struttura, organizzazione, sviluppo delle risorse umane, comunicazione e sistemi informativi.
Integriamo le diverse prospettive suggerendo soluzioni utili per la gestione del cambiamento, la condivisione della conoscenza e il miglioramento dei risultati.
Parliamone
La invitiamo a compilare il modulo seguente.
Riceverete tramite e-mail copia delle informazioni fornite e potremo metterci in contatto.
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Selezionando (passo 2) i dati relativi a setup, fatturato, dipendenti e unità di business viene presentata la stima di massima dell’investimento.
Se avete bisogno di chiarimenti potete scrivere a: info@weyourconsult.com
I campi con l’asterisco rosso * sono obbligatori.
Chekup Analisi Aziendale
Nel corso dell’analisi verranno approfondite le tematiche di Vs. interesse con l’OBIETTIVO di evidenziare:
- VANTAGGI COMPETITIVI dell’Azienda, base per un percorso di miglioramento;
- PUNTI DI DEBOLEZZA, affinché si possa intervenire per rimuoverne le cause;
- SOLUZIONI da implementare per rispondere alle sfide competitive.
L’Azienda si impegna a collaborare, fornendo la documentazione e le informazioni utili per l’intervento.
L’analisi verrà realizzata i modalità remota, in presenza c/o la Vs. sede o modalità ibrida sotto il vincolo del segreto professionale predevendo le seguenti fasi:
- Avvio con i principali responsabili.
- Definizione della documentazione necessaria, fasi, modalità e tempi previsti.
- Calendario delle interviste ed eventuali sondaggi/ questionari.
- Presentazione della Relazione di Sintesi con evidenza, ad esempio, di:
- equilibri patrimoniali;
- tendenze reddituali;
- efficienza dei principali processi;
- stato organizzativo dell’organizzazione;
- progetto di intervento suggerito.
La invitiamo a compilare i seguenti campi per poterne parlare.
Selezionando i dati relativi a fatturato, dipendenti e unità di business viene presentata la stima di massima dell’investimento.
Se avete bisogno di chiarimenti potete scrivere a: sales@weyourconsult.com
I campi con l’asterisco rosso * sono obbligatori.
FAQs KMS
Il Sistema
L’Organizzazione
La piattaforma
Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza
Approfondimenti
La tua Base di Conoscenza
Accesso Consentito
Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)
Accesso Consentito
La tua Base di Conoscenza
Gli ingredienti fondamentali
Per poter gestire le conoscenze è indispensabile disporre di un contesto organizzativo e di una base di conoscenza (KB) centralizzata che facilita la collaborazione, aiuta la condivisione tra dipendenti, clienti e partner, consentendo di trovare velocemente risposte utili.
E’ uno strumento prezioso per migliorare soddisfazione, produttività ed efficacia del processo decisionale.
Aspetti organizzativi, responsabilità e conoscenze sono elementi correlati da considerare in modo sinergico e dinamico in base al tasso di obsolescenza delle conoscenze.
In questo contesto diventa centrale il ruolo di una base di conoscenza che deve avere l’obiettivo di mantenere alto il livello qualitativo, più che quello quantitativo. Un database consente di gestire i contributi forniti dagli utenti, di elaborare le interrogazioni in modo efficiente, di rendere l’ambiente scalabile supportando più meccanismi di sicurezza e di ripristino in caso di arresto anomalo.
Una base di conoscenza dinamica è espressione della vitalità di una comunità di pratiche.
La ricetta è il dialogo tra questi “ingredienti” per lo sviluppo di KB per svolgere meglio i propri compiti, ridurre gli errori, sviluppare idee e la capacità di innovare.
Quali sono i benefici?
Preservare le conoscenze
Oltre ad una KB occorre creare le opportune strategie di gestione della conoscenza. Ad esempio, definendo le modalità per “catturare” le esperienze e le conoscenze acquisite negli anni dai dipendenti più esperti, che rischiano di essere perse dall’azienda/ organizzazione a seguito pensionamento o dimissioni.
Coerenza
Nelle aziende/ organizzazioni possono essere presenti diversi dipartimenti, team interni ad essi. Con il tempo le persone possono involontariamente dimenticare, abbandonare o alterare i protocolli o le best practices definite dall’organizzazione, specie se soggette a periodiche revisioni e cambiamenti dettati dal mutare del contesto.
Se non è presente una base di conoscenza deputata al mantenimento organico, sintetico ed aggiornato delle informazioni, ci può essere un alto rischio di perdita di coerenza all’interno dell’azienda/ organizzazione.
Soddisfazione della clientela
Una base di conoscenza esterna incrementa la soddisfazione della clientela, ad esempio offrendo un supporto 24/7 con risposte alle domande comuni, riducendo al contempo chiamate, tempi di attesa e frustrazione. E’ uno strumento per aumentare la fidelizzazione dei clienti.
Processo formativo dei dipendenti
Le aziende/ organizzazioni devono formare i nuovi assunti e offrire formazione continua a tutti gli altri dipendenti, il che richiede tempo e impegno. Una base di conoscenza può migliorare l’efficienza della formazione perché consente ai lavoratori di attingere in tempi diversi ai materiali formativi, ricercando risposte ad una tematica specifica (anche sotto forma di micro apprendimento).
Le sessioni di corsi formativi in presenza alimentano le conoscenze dei dipendenti. Tuttavia, i lavoratori a distanza di tempo potrebbero dimenticare dettagli importanti di queste sessioni. Oltre alla formazione in presenza, le organizzazioni possono creare documenti formativi, come schede illustrative, guide dettagliate e archiviarle in una base di conoscenza interrogabile ogni volta che ne hanno bisogno.
Esempi di Basi di Conoscenza
Di seguito un esempio di tipologie di contenuti personalizzati in base alle caratteristiche distintive dell’organizzazione.
Struttura
Organizzare le Tipologie
Un Sistema di Gestione dei Contenuti (CMS) prevede Pagine ed Articoli che possono essere organizzati in modalità Blog. Il blog può essere adatto per presentare eventi o news, ma se la quantità e la tipologia degli articoli cresce è importante organizzarli adottando criteri di ricerca per facilitare l’utente.
Un Base di Conoscenza necessita di un’analisi delle funzionalità e delle tipologie di conoscenze da gestire.
E’ fondamentale implementarla quando le conoscenze cominciano ad essere articolate, o si prevede un suo futuro sviluppo (anche per una Startup).
Dove possono risiedere le conoscenze?
- Pagine: sono oggetti solitamente statici organizzati attraverso menù di navigazione.
- Articoli: sono le tipologie di contenuti spesso associati al BLOG.
- Commenti: lo scambio di opinioni tra i diversi utenti.
- Tipologie di Contenuti Personalizzati (CPT): contengono informazioni personalizzate per la singola realtà organizzativa.
- Altri Contenuti: derivano dall’implementazione di determinate funzionalità applicative.
Una Base di Conoscenza è costituita principalmente da Tipologie di Contenuti Personalizzati (CPT).
Tale suddivisione è fondamentale per poter rispondere alle caratteristiche uniche della singola azienda/ organizzazione. Ad esempio, in un’industria manifatturiera la tipologia “prodotto” (con tutte le categorie associate) è diversa dalla tipologia “sicurezza” che deve essere trattata con categorie legate più ad aspetti normativi, legali.
Poi occorre mettere in relazione i CPT in modo da poterli collegare. Ad esempio presentando per una particolare famiglia di prodotti il relativo contenuto sulla sicurezza.
Il disegno complessivo consente di disporre di un sapere coerente e costantemente aggiornato.
Il caso WeYourConsult
Per l’organizzazione di una base di conoscenza relativa all’Economia Aziendale i contenuti sono stati suddivisi in tre principali aree:
- articoli (a loro volta categorizzati in Teoria, Sistema, Processo o Case History);
- strumenti (con le sotto categorie Strumento, Modello, Soluzione o Progetto);
- problemi (con Problema, Domanda, Come Fare e Idea).
Ogni tipologia consente di gestire i contenuti e le relative tassonomie in modo differenziato.
E’ stata poi creata la tipologia degli articoli per i servizi, in modo da poter associare al singolo servizio proposto una serie di contenuti suddivisi per tipologia di informazione.
Altro elemento fondamentale è legare i contenuti al livello di visibilità e membership, scegliendo di rendere visibili nella base di conoscenza l’anteprima degli articoli, non disponibili in lettura per gli utenti non abilitati.
Le chiavi di lettura sono state definite attraverso le categorie: Funzione, Settore, Zone (geografiche), Dimensione, Forma Giuridica, oltre che attraverso la valutazione di sintesi.
Differenziare i Contesti
Elemento cardine di una KB è dato dalla capacità di fornire un senso, un significato. Per farlo deve essere chiaro il profilo dei soggetti a cui è indirizzato, in modo da adottare il linguaggio più adatto. L’occasione nel fornire un senso condiviso dipende dalla capacità di comunicare in modo diverso a gruppi di interlocutori diversi.
Una Base di Conoscenza è un veicolo importante per costruire, alimentare ed aggiornare costantemente il senso condiviso, per costruire percorsi di lettura e strumenti che facilitano la comprensione.
Altro elemento fondamentale è il coinvolgimento e la partecipazione dei soggetti depositari del sapere.
Soggetti
Utenti, Autori e Attori
Per gestire una base di conoscenza c’è bisogno di “attori“, di soggetti che creano conoscenza e la condividono. L’utente può essere il soggetto destinatario, colui che apprende, che trova le risposte, ma il motore è l’attore, il depositario del sapere su un argomento.
L’attore è chi si mette in relazione con le altre persone, gli altri saperi con la costante ricerca della coerenza e del senso condiviso in un contesto mutevole. Attore-autore non è solo l’attore che scrive, ma quello che crea il senso facendolo proprio in modo originale. Prima di essere autore, quindi, occorre essere attore perchè le conoscenze nascono dalle relazioni e dal tessuto dei significati.
Per rendere non solo efficace, ma anche efficiente tutto il processo l’autore non necessariamente deve essere associato ad un individuo, ma può in alternativa essere un gruppo, un’area. In questo caso le attività del gruppo sono sintetizzate in un utente “gruppo”, ad esempio il Dipartimento Engineering.
E’ inoltre possibile prevedere la partecipazione di più autori e definire diverse tipologie di contributi provenienti ad esempio da co-autori, revisori, editori, ecc..
I Ruoli del Portale
Ruoli personalizzati sono definiti sulla base degli obiettivi e della complessità della KB in modo da poter differenziare i profili autorizzativi e le risorse a cui si può accedere.
Gruppi Ristretti
Possono essere definite area private di gestione o lettura. Ad esempio si possono organizzare contenuti accessibili in sola lettura ai clienti con livelli di approfondimento che non si vuole rendere visibili a tutti. Oppure tra gruppi ristretti ma che si è deciso di tenere separati, come ad esempio tra dipartimento Engineering e quello Commerciale.
Oggetto
Trovare le conoscenze
Uno degli obiettivi di una KB è agevolare la ricerca dei contenuti in modo da poter controllare e rendere disponibili le informazioni pertinenti.
Per farlo occorre associare il contenuto ad una o più tassonomie (un modo per raggruppare i contenuti). Esistono due tipologie: categorie e tag. La differenza è che le categorie hanno un valore gerarchico ed etichettano in modo univoco l’oggetto, mentre i tag hanno un valore semantico e sono “trasversali”.
Ad esempio, un articolo può avere come categorie: Soluzione | Finanza | Settore Petrolchimico (tre categorie: tipo, funzione e settore organizzate ognuna in modo gerarchico), mentre come tag: Bilancio | Rendiconto Finanziario.
A seconda del dominio di appartenenza della conoscenza è importante valutare se le categorie devono essere differenziate, in modo di disporre delle “chiavi” di ricerca riconoscibili in modo univoco dagli utenti.
Esempio Branche del Sapere
Gli ambiti del sapere hanno diverse caratteristiche, termini, finalità. In temini generali possono essere suddivisi nelle seguenti branche:
– arti
– discipline umanistiche e religiose;
– scienze applicate e mediche;
– scienze matematiche, fisiche e naturali;
– scienze umane e sociali;
– altre discipline.
Ogni branca poi può avere diversi livelli di approfondimento. Così, ad esempio, l’Economia Aziendale (studio dell’attività economica dal punto di vista delle singole aziende), fa parte delle scienze economiche, sottocategoria delle scienze umane e sociali.
Le modalità di presentazione e navigazione dipendono dagli obiettivi della KB, adottando soluzioni di semplice lettura.
Se la KB è cospicua può indispensabile prevedere un filtro di ricerca, consentendo di selezionare le categorie di interesse.
La definizione di una buona KB, può poi rappresentare la premessa per l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale (ad esempio chatbot per il supporto commerciale).
Processo
La Creazione delle Conoscenze
Sebbene ci sia da diversi anni molta teoria sui sistemi di gestione della conoscenza, le pratiche non sono molto diffuse. 
ha adottato soluzioni che consentono di gestire in modo semplice l’importazione dei contenuti già presenti in azienda/ organizzazione, il loro caricamento attraverso modelli personalizzati, grazie alla definizione di ruoli di supporto organizzativo.
Il Piano Editoriale
Il sistema consente di definire un piano editoriale in modo da organizzare i diversi contributi, gestendo e pianificando le diverse fasi di stato avanzamento dei contenuti, i livelli autorizzativi e la pubblicazione finale.
Le Relazioni con gli altri Sistemi
È possibile insegnare a un tacchino a salire in cima a un albero, però per quel lavoro sarebbe meglio assumere uno scoiattolo
Gian Paolo Montali
Nel nostro caso significa utilizzare lo strumento giusto per raggiungere l’obiettivo.
Un Sistema di Gestione della Conoscenza (KMS) è diverso da altri sistemi di gestione aziendale, ad esempio:
- applicativi gestionali e pianificazione delle risorse aziendali (ERP);
- soluzioni di gestione delle relazioni con la clientela (CRM);
- sistema di gestione documentale (DMS);
- sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS);
- sistemi di gestione del magazzino (WMS);
- e altri sistemi applicativi.
propone lo sviluppo di un KMS utilizzando il Sistema opensource di Gestione dei Contenuti (CMS: Content Management System) WordPress come scelta strategica per creare un ambiente in continuo sviluppo ed evoluzione, integrando applicativi proprietari (software la cui licenza consente al beneficiario il suo utilizzo sotto particolari condizioni ed impedendone altre come la modifica, la condivisione, lo studio e la ridistribuzione) e rimuovendo le barriere legate a soluzioni locked-in che dipendono da un singolo fornitore.
LA TUA BASE DI CONOSCENZA
PERSONALIZZATA
con le migliori piattaforme e servizi cloud
L’open source:
- è un modo più trasparente e moderno di sviluppare qualcosa di innovativo;
- consente di cercare, trovare e risolvere i problemi di sicurezza molto più rapidamente;
- viene usato da alcune delle aziende tecnologiche ed istituzioni più note a livello mondiale;
- è spesso più longevo di applicativi proprietari;
- favorisce l’utilizzo degli standard aperti, che rappresentano sempre un vantaggio per gli utenti;
- anche le aziende che sviluppano software proprietario utilizzano software open source;
- è alla base di tutte le soluzioni di intelligenza artificiale;
- è utilizzato dalle grandi organizzazioni di ricerca scientifica come il CERN;
- GitHub è un esempio tra i principali sistemi utilizzati dagli sviluppatori software.
WordPress perché:
- viene usato da alcune delle aziende tecnologiche ed istituzioni più note a livello mondiale:
- circa 2/3 dei siti presenti a livello mondiale sono sviluppati attraverso un CMS, la parte rimanente (in fase di declino) è scritta a mano. WordPress ha una quota di mercato di circa il 60% dei CMS (statistiche);
- nasce nel 2004 ed è supportato da una vasta comunità a livello mondiale di aziende e sviluppatori;
- consente di essere personalizzato in base alle esigenze e alle caratteristiche specifiche della singola realtà;
- consente di cercare, trovare e risolvere i problemi di sicurezza molto più rapidamente;
- viene sviluppato seguendo procedure tracciabili, ben documentate con un processo semplice ed ordinato;
Open Source non significa gratuito. Considerando il tasso di diffusione e sviluppo di WordPress e gli aspetti relativi alla sicurezza (la maggior parte dovuti ai mancati aggiornamenti da parte dell’amministratore) è importante che venga gestito per poter disporre di una piattaforma affidabile.
Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza
Approfondimenti
FAQs KMS
Accesso Consentito
Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)
Accesso Consentito
Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)
Sistemi di Gestione della Conoscenza (KMS)
organizzazione, persone, processi e tecnologia
Non si hanno le informazioni utili per cogliere un’opportunità di mercato o per rispondere alle esigenze della clientela?
Ci sono troppe informazioni e si dedica troppo tempo per ordinarle, aggiornarle o ricercarle in un contesto di difficile interpretazione?
Questo potrebbe portare a non decidere, o a prendere decisioni sbagliate.
Organizzazione
La gestione delle conoscenze è essenziale in un’organizzazione per poter competere, essere flessibili e reattivi ai continui cambiamenti. Occorre valutare i bisogni e le caratteristiche uniche della propria organizzazione per sviluppare le conoscenze, fonte di vantaggio competitivo.
Tutte le organizzazioni sane generano e utilizzano conoscenza. […]
Davenport and Prusak, 1998, p. 52
Senza conoscenza, un’organizzazione non potrebbe organizzarsi […]
[…] organizzazione come un organismo vivo in cui la conoscenza
Nasce la società che crea conoscenza. (Nonaka, 1991, n.p.)
viene creata e distribuita sotto l’ombrello di una visione condivisa.
Premesse
Cosa occorre valutare prima di organizzare la conoscenza?
Bisogna avere deciso, ed essere convinti, che migliorare le conoscenze della propria organizzazione è un elemento strategico prioritario per il futuro.
Fondamentale è un approccio positivo allo sviluppo di una cultura organizzativa della condivisione delle conoscenze tra le persone, unitamente alla volontà di creare un clima di fiducia, trasparenza e obiettivi condivisi.
Benefici
Un sistema di gestione delle conoscenze sviluppa un patrimonio organizzativo che dà maggiore consapevolezza e valore al proprio agire.
La pietra miliare più importante è il capitale intellettuale – all’origine di ogni decisione efficace, tempestiva – generando circoli virtuosi.
Il vantaggio competitivo, con l’adozione del KMS, viene generato attraverso:
- apprendimento, formazione, innovazione;
- capacità di adattamento: essere più rapidi rispetto ai tassi di cambiamento;
- lavoro di squadra, comunicazione rapida, migliore circolazione di idee;
- accesso rapido alle risorse, anche grazie ad aree dedicate, gruppi, tassonomie per la ricerca;
- processi efficienti, allineati e sinergici tra le diverse aree;
- decisioni efficaci e veloci;
- diffusione dei saperi in ambiti difficilmente accessibili;
- risolvere meglio i problemi, grazie ad una migliore capacità di comprendere il contesto;
- supportare lo sviluppo, la creazione di nuove intuizioni per il futuro;
- riduzione degli errori, come memoria per imparare dal passato;
- flusso comunicativo: feedback da partecipanti ed utenti;
- creazione di un’unica fonte per consolidare fonti eterogenee;
- risparmio di tempo e risorse;
- contenuti chiari, comprensibili, aggiornati;
- soddisfazione dei lavoratori, dei Clienti.
Cloud
Un unico ambiente presente sulla “nuvola” che consente di mettere in comunicazione collaboratori, clienti, fornitori, partner, venditori, community ovunque si trovino.
Sempre accessibile, 365 giorni all’anno e 24 ore al giorno, in più lingue.
Un sistema protetto e con i migliori standard di sicurezza e protezione del capitale intellettuale.
Obiettivi e Struttura Organizzativa
La conoscenza creata, esplicitata deve essere organizzata e gestita in modo da poter essere resa accessibile e comprensibile.
E’ importante la definizione di gerarchie e strutture funzionali per rendere le conoscenze disponibili dove servono e quando servono.
Occorre al contempo adottare lo sviluppo di un sistematico e strategico processo per alimentare e mantenere i contenuti, coinvolgendo gli attori.
Per poter essere efficace il progetto deve contemplare gli aspetti legati al cambiamento organizzativo che può interessare la struttura organizzativa e i meccanismi operativi di gestione delle risorse umane.
La soluzione è pensata in ottica sistemica socio-tecnica, ponendo al centro l’essere umano.
Un ruolo fondamentale è svolto dalla funzione Organizzazione e Sviluppo.
Il progetto può interessare la piccola azienda in fase di avvio o la media grande azienda, il gruppo, associazione o altra forma organizzativa che ha la necessità di organizzare le conoscenze.
Occorre valutare anche eventuali modifiche in ambito di stuttura organizzativa.
Persone
Rappresenta la risorsa più importante per gestire, alimentare e far vivere il KMS.
Processo del KMS
Strutturare
In base al contesto e alla dimensione dell’organizzazione, il progetto può essere gestito per fasi successive da svilupparsi sulla base della pianificazione concordata.
In una piccola realtà si può iniziare ad introdurre una semplice base di conoscenza, utile – ad esempio – per ridurre il tempo che i dipendenti dedicano per rispondere alle medesime domande della clientela.
In seguito posso essere ampliate le funzionalità.
Analizzare
Attraverso questionari, sondaggi e interviste sulla conoscenza.
Ricercando dati, conoscenze disponibili e importanti (ma non organizzate).
Valutazioni degli strumenti più appropriati al contesto.
Progettare
Chiarire e condividere obiettivi e finalità del KMS.
Attività, metodo, persone, processi e tecnologie coinvolte.
Politiche su condivisione, creazione e governance della conoscenza.
Piano e linee guida per implementazione di un KMS.
Valutare l’adozione di una strategia di Change Management.
Organizzare
Implementare
Unità organizzativa e ruoli per formazione e supporto (KM Team).
Prototipo del modello.
Regole attraverso le quali persone, processi e tecnologia collaborano per gestire la conoscenza in modo organizzato.
Incorporazione delle attività di KM nei processi desiderati.
Localizzare
L’organizzazione della conoscenza aiuta le aziende a descrivere, classificare, ricercare e condividere le informazioni tra i dipendenti e soggetti esterni desiderati.
Il sistema di gestione della conoscenza aiuta a ordinare e segmentare la conoscenza in modo che le informazioni possano essere facilmente accessibili alle persone che ne hanno bisogno, rendendo disponibile l’intelligenza collettiva dell’organizzazione.
Conoscere
E’ il ciclo fondamentale di gestione della conoscenza.
Creare
Creazione di nuovi articoli, anche con modalità semplificata.
Importazione di contenuti e documenti esistenti.
Riassumere e strutturare i contenuti, rinfrescare la conoscenza.
Piani editoriali con il coinvolgimento dei diversi autori.
Modalità per esplicitare le conoscenze implicite.
Utilizzo degli strumenti offerti dall’intelligenza artificiale.
Condividere
Sostenere una cultura della condivisione, con la stessa convinzione con cui alimento i principali progetti strategici, considerandola una priorità assoluta, perché è il motore dei principali indicatori di risultato ed è più motivante di altri obiettivi.
Catturare
Attraverso strumenti di condivisione utili per trovare le conoscenze richieste: comunità di pratica, brainstrorming, team collaborativi, knowledge/ world cafes, tutoraggio, mentorship, creazione di senso (sensemaking), narrazioni (storytelling), catturare le lezioni sulle pratiche migliori.
Informazioni dei collaboratori, documenti esistenti, processi, altre risorse esterne.
Mantenere
Manutenere e Monitorare
Feedback sui requisiti di miglioramento.
Valutare le differenze di funzionamento durante l’implementazione.
Monitorare la cultura, la strategia e il fattore tecnologico.
Monitorare le prestazioni del sistema e visualizzare i colli di bottiglia.
Valutare
Tempi di utilizzo, tempo risparmiato, soddisfazione della clientela.
Miglioramento dei processi aziendali.
Correttezza ed allineamento del sistema con le specifiche di progettazione.
Utilità del sistema, facilità d’uso ed applicazione.
I contenuti, se espressi in modo semplice, sintetico, esaustivo e supportato.
L’obsolescenza, o la scadenza dei contenuti (per evitare di commettere errori o lavorare in modo inefficiente).
Revisionare
Revisione periodica delle conoscenze, con frequenza direttamente proporzionale al tasso di obsolescenza.
Gestire, eventualmente, un documento di registro delle modifiche.
Monitorare gli aggiornamenti al mutare del contesto, del sapere.
Tecnologia
Ogni singola realtà organizza i propri saperi creando le condizioni di accesso e partecipazione, i confini (fisici e virtuali), con l’obiettivo di poterli sviluppare e proteggere in gruppi più o meno ampi.
Spesso i confini sono quelli del disegno organizzativo solitamentente strutturato in aree, funzioni e ruoli, ma le opportunità delle innovazioni tecnologiche consentono di progettare una gestione delle conoscenze in modo più flessibile e senza limiti “territoriali”.
I classici siti sul web hanno solitamente contenuti pubblici e sono organizzati con pagine ed articoli.
La piattaforma di gestione della conoscenza WeYourConsult consente di organizzare le conoscenze per le diverse tipologie di utenti, prevedendo aree accessibili solo ai membri e personalizzando le diverse forme di conoscenza.
Moduli
In base alle esigenze possono essere integrati i moduli utili per supportare i bisogni comunicativi, tipo:
Altre Integrazioni
Per elaborare i contenuti può essere utile utilizzare una serie di strumenti.
Gestione Documentale
La piattaforma non ha l’obiettivo di gestire tutti i documenti organizzativi, la loro eventuale conservazione sostitutiva o altre esigenze di gestione documentale.
La conoscenza è organizzata in elementi con un responsabile (autore) del ciclo gestionale (creazione, aggiornamenti, supporto, ecc.). Elementi che possono contenere documenti resi disponibili attraverso le principali piattaforme cloud.
I documenti possono essere visibili singolarmente o tramite gallerie e può essere fatto il download, se consentito.
Il principale svantaggio dell’utilizzo di documenti esterni è la difficoltà nel poterli organizzare e gestire dinamicamente.
Introduzione al Sistema di Gestione della Conoscenza
Approfondimenti
FAQs KMS
Accesso Consentito
La tua Base di Conoscenza
Accesso Consentito
Questionari e Sondaggi
Il Processo e gli Attori Coinvolti
Il principale attore coinvolto è l’organizzazione che decide di attivare una serie di “sensori” volti a raccogliere le opinioni e le valutazioni dei propri dipendenti, collaboratori, partner, Clienti.
Ad esempio può essere utile misurare la soddisfazione della clientela per un prodotto o servizio offerto, il loro livello di fedeltà. Oppure ricevere opinioni dopo l’organizzazone di un evento.
Dal punto di vista delle risorse umane è utile pianificare indagini volte, ad esempio, a cogliere il livello di soddisfazione, coinvolgimento, clima organizzativo.
Il Processo
Sorta l’esigenza e chiarito l’obiettivo si descrive di seguito il processo e i ruoli degli attori coinvolti.
Si parte sempre da un modello, ad esempio di questionario, e si procede alla personalizzazione per rispondere alle esigenze specifiche dell’organizzazione, anche in più lingue.
La personalizzazione è particolarmente importante. Ad esempio in relazione alla profilazione di tipo anagrafico e posizione lavorativa dei dipendenti o per aspetti riguardanti la stuttura commerciale.
WeYourConsult offre il supporto, la piattaforma e le funzionalità utili per erogare il servizio.
Una volta concordate le modifiche viene avviata la fase di test rivolta ad un gruppo di utenti chiave, raccogliendo i feedback relativi a: semplicità di comprensione, utilizzo ed efficacia complessiva. Si procede poi ad accogliere e consolidare i suggerimenti utili, definendo le modalità di erogazione, sempre con la collaborazione della funzione organizzazione e gestione risorse umane.
WeYourConsult rende disponibile un link (weyourconsult.com/yourcompany-survey-identificativo-questionario) che l’organizzazione dovrà notificare ai partecipanti.
WeYourConsult raccoglie i dati, impegnandosi a renderli disponibili ad un proprio partner e/o all’organizzazione solo in modalità anonima.
L’analisi dei dati può essere elaborata attraverso report riportanti le percentuali e la quantità dei voti raccolti, da WeYourConsult, un partner o in autonomia da parte dell’organizzazione.
Le Funzionalità
Di seguito si riportano le principali funzionalità che possono essere previste in un questionario o sondaggio.
Responsive
I moduli sono utilizzabili su dispositivi mobili, tablet e desktop.
Notifiche
E’ possibile inviare notifiche immediate all’utente, nel caso in cui viene fornita l’email.
File
Si possono caricare file e media unitamente all’invio del modulo.
Foglio Google
Se richiesto, le informazioni trasmesse possono essere salvate in un foglio elettronico Google.
Restrizioni all’Accesso
Consente di bloccare l’accesso al modulo con autorizzazioni e regole di controllo degli accessi.
Campi Calcolati
Campi che possono contenere formule di calcolo semplici o complesse con operatori logici e istruzioni if-then.
Campi Condizionali
E’ possibile visualizzare o nascondere campi od elementi in base ai contenuti inseriti dall’utente.
Campi Ripetitivi
I campi ripetititivi consentono agli utenti di inserire più set di dati simili rendendo i moduli più intuitivi e facili da usare.
Esperienza d’uso
Per migliorare la leggibilità è possibile prevedere la presenza di più pagine, così come creare pagine di destinazione dei moduli “senza distrazioni” per aumentare le conversioni.
Spam
Protezione automatica per prevenire l’invio di spam.
Salva e Recupera
Nel caso in cui il modulo fosse articolato è possibile per l’utente salvare e recuperare in un momento successivo i contenuti inseriti fino a quel momento.
Tipologia di Campi
Anagrafica
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Testo
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- Sito web/URL
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Questionari
- Scala di Likert
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Caselle
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Altri Elementi
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Esempio Questionari
La Parte Iniziale
Tipicamente un questionario che consente di effettuale un’analisi di un sistema organizzativo riporta le finalità, l’obiettivo e le modalità di compilazione
Anagrafica
Segue poi una parte anagrafica che viene definita sulla base del campione che vuole essere misurato, sia in relazione alla quantità degli elementi da osservare, sia in merito alla profondità delle scale che possono essere proposte.
Scala di Likert
Di seguito l’esempio di una scala di valutazione a 5 valori.
Campo in cui è selezionabile solo un’opzione
E’ poi possibile registrare le preferenze relativamente ad un’unica opzione tra quelle proposte.
